Der Hotelverband Deutschland (IHA) bietet ein Muster für die datenschutzrechtskonforme Gestaltung des Hotelmeldescheines.
Das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum 25. Mai 2018 sollte für jeden Hotelier Anlass sein, auch die Gestaltung des Hotelmeldescheines einer Überprüfung zu unterziehen. Schließlich sollen trotz der neuen und komplexen Vorgaben der DSGVO die von den Gästen auf dem Hotelmeldeschein gemachten Angaben nach Möglichkeit auch rechtskonform für Zwecke des Marketings und der Kundenbindung eingesetzt werden können. „Wir haben hierzu für unsere Mitglieder ein Meldeschein-Muster entwickelt, um etwaigen Missverständnissen in der Formulierung von Einwilligungen vorzubeugen, wenn neben den Pflichtangaben auch zusätzliche Informationen von den Gästen abgefragt bzw. gespeichert werden sollen. Dieses Muster stellen wir allen Hoteliers in Deutschland kostenfrei zur Verfügung“, erklärt Otto Lindner, Vorsitzender des IHA.
Das Hotelmeldeschein-Muster kann auf der Homepage des Hotelverbandes unter heruntergeladen werden. Das Hotel muss es dann noch an die eigenen Bedürfnisse anpassen und alle Angaben in eckigen Klammern, wie beispielsweise die Betriebsgesellschaft oder die Kontaktdaten für die Wahrnehmung von Betroffenenrechten auf der Rückseite des Meldescheins eintragen. Der Abschnitt „Datenschutzrechtliche Einwilligung zu freiwilligen Angaben“ enthält relevante Informationen, die in der betrieblichen Praxis von vielen Hotels angefragt beziehungsweise abgespeichert werden: Kfz-Kennzeichen für die Parkplatznutzung, Newsletterversand oder Geburtstage. Falls das Hotel von diesen Optionen keinen Gebrauch machen will, können diese Informationen selbstverständlich auch gestrichen werden. Das Hotelmeldeschein-Muster entspricht dem besten Wissensstand des Hotelverbandes. Da es bislang aber weder gerichtliche oder behördliche Entscheidungen zu Umsetzungsdetails der DSGVO gibt, kann der Hotelverband keine Gewähr oder Haftung für das Verbandsmuster übernehmen.
Der Meldeschein als Word-Dokument in deutscher oder englischer Sprache kann hier herunter geladen werden: www.hotellerie.de/go/hotelmeldeschein
